ISTITUTO COMPRENSIVO MONTE ROSELLO BASSO 
SASSARI P.zza Sacro Cuore n. 16, 07100 SASSARI Tel. 079/284514
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pec ssic850002@pec.istruzione.it

A TUTTO IL PERSONALE
docenti 
collaboratori-scolastici
assistenti-amministrativi
dsga
Loro sedi
ALBO

OGGETTO: richiamo delle indicazioni su cura e tutela dei dati personali.

La presente nota viene diramata a tutto il personale dell’Istituto come richiamo delle indicazioni date al termine del precedente anno scolastico. In particolare preme ricordare che, essendo entrato in vigore il Regolamento Europeo ed essendo stato modificato il D.Lgs. 196/03 dal D.Lgs. 101/2018, l’attenzione da porre nella cura e conservazione dei dati personali che vengono, in vario modo (a seconda dei compiti), trattati durante l’attività lavorativa, deve essere massima, soprattutto nel rispetto dei tre principi cardine della privacy:

• riservatezza: prevenzione contro l’accesso non autorizzato alle informazioni;
• integrità: le informazioni non devono essere alterabili da incidenti o abusi;
• disponibilità: il sistema deve essere protetto da interruzioni impreviste.

A tal fine, si ricordano alcune semplici regole da seguire, al fine di assicurare il corretto trattamento di documenti contenenti dati personali:

Il primo livello di protezione di qualunque sistema è quello fisico; è vero che una porta chiusa può in molti casi non costituire una protezione sufficiente, ma è anche vero che pone se non altro un primo ostacolo, e richiede comunque uno sforzo volontario non banale per la sua rimozione. È fin troppo facile per un estraneo entrare in un ufficio non chiuso a chiave e sbirciare i documenti posti su una scrivania; pertanto, chiudete a chiave, se possibile, la stanza nella quale state svolgendo la vostra attività, quando l’ultima unità di personale lascia il locale e, comunque, alla fine della giornata lavorativa, e chiudete i documenti a chiave negli armadi, ogni volta che potete. Inoltre, i designati al trattamento sono tenuti a custodire e controllare gli atti e i documenti contenenti dati personali, in modo da evitare che persone prive di autorizzazione possano accedere ai dati.

1. I documenti contenenti dati personali devono essere conservati in luoghi ad accesso controllato e con possibilità di chiusura.
2. La protezione dei dati deve essere compiuta dalla loro acquisizione fino all’eventuale distruzione degli stessi e per tutto il ciclo di loro trattamento e conservazione.
3. Non è possibile effettuare copie su supporti magnetici o trasmissioni non autorizzate dal Titolare e/o dal Responsabile del Trattamento dei dati personali di dati oggetto del trattamento.
4. Non è possibile effettuare copie fotostatiche o di qualsiasi altra natura, non autorizzate dal Titolare e/o dal Responsabile del Trattamento dei dati personali, di stampe, tabulati, elenchi, rubriche e di ogni altro materiale riguardante i dati oggetto del trattamento.
5. Non è possibile sottrarre, cancellare, distruggere senza l’autorizzazione del Titolare e/o del Responsabile del Trattamento dei dati personali, stampe, tabulati, elenchi, rubriche e ogni altro materiale riguardante i dati oggetto del trattamento.
6. L’utilizzo dei dati personali deve avvenire in base al cd “principio di necessità”, è cioè essi non devono essere condivisi, comunicati o inviati a persone che non ne necessitano per lo svolgimento delle proprie mansioni lavorative.
7. I dati non devono essere comunicati all’esterno dell’Istituto Comprensivo “Monte Rosello Basso” e comunque a soggetti terzi, se non previa autorizzazione del Titolare e/o del Responsabile nelle ipotesi consentite dalla normativa vigente.
8. Qualora sia necessario distruggere i documenti contenenti dati personali, questi devono essere distrutti utilizzando gli appositi apparecchi “distruggi documenti” o, in assenza, devono essere sminuzzati in modo da non essere più ricomponibili.

Si ricorda inoltre, di provvedere alla separazione dei dati particolarmente sensibili (idonei a rilevare lo stato di salute e vita sessuale, da altri dati non necessari alle finalità del trattamento). Ad esempio, i certificati medici possono essere mantenuti separati dagli altri documenti, ad esempio, utilizzando una busta chiusa. Sarà cura di ogni dipendente, designato -autorizzato al trattamento, adottare ogni misura possibile al fine di garantire quanto sopra.

Il Dirigente Scolastico
Vittorio Sanna
firmato digitalmente ai sensi del c.d. 
Codice dell’Amministrazione Digitale e norme ad esso connesse